Conditions générales de vente et Politique de Confidentialité - Repas et évènements

BNI Colors ASBL

Les présentes conditions générales de vente s’appliquent à toute réservation, inscription, commande et participation à un repas, déjeuner, soirée, conférence, formation ou tout autre événement organisé par BNI Colors ASBL, association sans but lucratif établie à L-8069 Bertrange, 19, rue de l’Industrie, Luxembourg.

Elles s’appliquent notamment aux repas du jeudi ainsi qu’aux événements ponctuels organisés par l’association.

1. Objet

BNI Colors ASBL organise, dans le cadre de son objet statutaire, des réunions, manifestations, actions de réseautage, forums, groupes de travail, formations et autres événements professionnels ou relationnels.

Les présentes conditions générales encadrent exclusivement la vente de places, participations, réservations ou droits d’accès liés à ces repas et événements.

2. Réservation et confirmation

Toute réservation ou inscription n’est considérée comme ferme et définitive qu’après validation par l’association et encaissement complet du montant dû.

L’association se réserve le droit de refuser, suspendre ou annuler toute réservation non réglée dans les délais demandés.

3. Paiement préalable obligatoire

Les repas du jeudi et les événements organisés par BNI Colors ASBL sont payables intégralement à l’avance.

Le paiement anticipé constitue une condition essentielle de validation de la réservation, notamment en raison des engagements logistiques pris par l’association auprès de ses prestataires, en particulier le traiteur, ainsi que de la préparation administrative et matérielle de l’événement, y compris la gestion des inscriptions, l’organisation de l’accueil et, le cas échéant, la préparation de badges ou de listes nominatives.

Aucun paiement sur place n’est garanti, sauf accord exprès et préalable de l’association.

4. Débit de la carte bancaire

En cas de paiement par carte bancaire ou par tout autre moyen de paiement électronique, le débit intervient au moment de la validation de la transaction et de la confirmation du paiement.

La réservation n’est confirmée qu’à compter de l’acceptation effective du paiement.

5. Caractère ferme de la réservation

Toute réservation validée et payée est considérée comme ferme, définitive et non annulable.

Sauf décision exceptionnelle et expresse de BNI Colors ASBL, aucune annulation, aucun report, aucun avoir et aucun remboursement ne seront accordés en cas :

• d’empêchement du participant ;
• d’absence le jour de l’événement ;
• de retard ;
• d’erreur commise par le participant lors de son inscription ;
• ou de désistement, quelle qu’en soit la raison.

Cette règle s’explique par le fait que les frais engagés par l’association le sont en amont, sur la base des réservations confirmées.

6. Remplacement d’un participant

Le remplacement d’un participant par une autre personne peut être admis à titre exceptionnel, à condition :

• d’être demandé avant l’événement ;
• d’être accepté par l’association ;
• et de rester compatible avec l’organisation pratique de l’événement.

Lorsque l’événement implique une inscription nominative, chaque participant doit être clairement identifié.

7. Modification ou annulation par l’association

BNI Colors ASBL se réserve le droit, en cas de nécessité, de modifier le lieu, l’horaire, le format, le programme ou certains aspects pratiques d’un repas ou d’un événement.

En cas d’annulation totale de l’événement par l’association, celle-ci pourra, à son choix :

• proposer le report de la réservation à une date ultérieure ;
• proposer un avoir pour un autre événement ;
• ou procéder au remboursement des sommes effectivement encaissées pour l’événement annulé.

Aucune autre indemnité, compensation ou réparation ne pourra être réclamée.

8. Tarifs

Les tarifs applicables sont ceux indiqués au moment de l’inscription, sur le formulaire, le bon de commande, la facture ou la page d’enregistrement correspondante.

Les prix sont exprimés en euros.

BNI Colors ASBL n’est pas assujettie à la TVA.

En conséquence, la TVA n’est pas applicable aux montants facturés, sauf changement légal ou fiscal ultérieur.

9. Retard ou défaut de paiement

En l’absence de paiement complet dans le délai requis, l’association pourra annuler la réservation sans obligation de maintenir la place.

Lorsqu’un participant a réservé plusieurs places, seules les places effectivement payées pourront être maintenues.

10. Responsabilité

BNI Colors ASBL met en œuvre tous les moyens raisonnables pour assurer la bonne organisation des repas et événements.

Sa responsabilité ne pourra être engagée qu’en cas de faute lourde ou intentionnelle prouvée.

L’association ne pourra en aucun cas être tenue responsable :

• d’un dommage indirect ;
• d’une perte d’opportunité ;
• d’un préjudice commercial ;
• ou d’un désagrément résultant d’un changement d’organisation, d’un retard, ou d’une impossibilité de participation du fait du participant.

11. Données personnelles

Les données personnelles collectées dans le cadre des inscriptions, réservations et paiements sont utilisées par BNI Colors ASBL pour :

• gérer les inscriptions et la participation aux événements ;
• assurer le suivi administratif et comptable ;
• organiser l’accueil et la logistique ;
• communiquer avec les participants au sujet de l’événement ;
• traiter les paiements et, le cas échéant, établir les justificatifs ou factures correspondants.

Ces données sont traitées conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données.

Elles ne sont conservées que pour la durée nécessaire à la gestion administrative, comptable et organisationnelle de l’événement, ainsi qu’au respect des obligations légales.

Les données personnelles ne sont ni vendues ni cédées à des tiers. Elles peuvent uniquement être transmises, dans la mesure strictement nécessaire, aux prestataires techniques, administratifs, comptables ou financiers intervenant dans le traitement de l’inscription, du paiement, de l’organisation de l’événement ou dans le respect d’une obligation légale.

Toute personne concernée peut exercer ses droits d’accès, de rectification ou, le cas échéant, d’opposition, selon les modalités prévues par la réglementation applicable, en contactant l’association.

12. Droit applicable et juridiction compétente

Les présentes conditions générales sont régies par le droit luxembourgeois.

Tout litige relatif à leur interprétation, leur validité ou leur exécution relève de la compétence des juridictions du Grand-Duché de Luxembourg, sauf disposition légale impérative contraire.